Microsoft access для чайников. Самоучитель MS Office Access 2016, Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., 2017

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире необходимы инструменты, которые бы дозволяли хранить, систематизировать и обрабатывать огромные объемы инфы, с которыми трудно работать в Excel либо Word.

Подобные хранилища употребляются для разработки информационных веб-сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в многофункциональном плане и наиболее понятную для неопытных юзеров. Давайте разглядим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая настоящий графический интерфейс юзера, принцип сотворения сущностей и связей меж ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус данной нам СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения больших размеров данных. Потому MS Access 2007 употребляется для маленьких проектов и в личных некоммерческих целях.

Но до этого чем демонстрировать пошагово создание БД, необходимо ознакомиться с базисными понятиями из теории баз данных.

Определения главных понятий

Без базисных познаний о элементах управления и объектах, использующихся при разработке и конфигурации БД, нельзя удачно осознать принцип и индивидуальности опции предметной области. Потому на данный момент я постараюсь обычным языком разъяснить сущность всех принципиальных частей. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество сделанных таблиц в базе данных, которые соединены меж собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строчка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это неповторимое значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это неповторимое значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это особое выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории сделаем тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Основным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является неповторимым для каждого студента. Другие поля предусмотрены для наиболее полной инфы о учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на клавишу «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите заглавие БД и выберите «Создать».

Все, сейчас осталось лишь сделать, заполнить и связать таблицы. Перебегайте к последующему пункту.

Создание и наполнение таблиц

После удачного сотворения БД на экране покажется пустая таблица. Для формирования ее структуры и наполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять наименования полей и соответственный им тип данных, который будет использоваться.
    Внимание! Первым полем принято устанавливать неповторимое значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
  1. После сотворения нужных атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
  2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новеньким заглавие и выберите «Режим таблицы».
  3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
Совет! Для узкой опции формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию 2-ух сущностей, по аналогии с предшествующим пт необходимо сделать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет последующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов необходимо связать наши таблицы. Другими словами, это некоторая зависимость, которая реализуется с помощью главных полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на клавишу «Схема данных».
  3. Если схема не была сотворена автоматом, необходимо надавить ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, попеременно нажимая клавишу «Добавить».
  5. Нажмите клавишу «ОК».

Конструктор должен автоматом сделать связь, в зависимости от контекста. Ежели же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите нужны характеристики и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры 2-ух таблиц со связью (один к одному).
Читайте также  Как слить с телефона прошивку. Создание полного бэкапа Android-устройства

Выполнение запросов

Что же делать, ежели нам необходимы студенты, которые обучаются лишь в Москве? Да, в нашей БД лишь 6 человек, но что, ежели их будет 6000? Без доп инструментов выяснить это будет сложно.

Именно в данной нам ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять только нужную информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочитать, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы можете воплотить все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». К примеру, нам необходимо отыскать всех студентов, которые обучаются в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать клавишу «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новеньком окне нажмите на клавишу SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адресок = «Харьков»; где «SELECT *» значит, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адресок = «Харьков»» — условие, которое непременно обязано выполняться.
  5. Нажмите клавишу «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, ежели нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет смотреться последующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адресок = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица воспримет последующий вид:

На создание сущности

Кроме прибавления таблицы с помощью встроенного конструктора, время от времени может потребоваться выполнение данной для нас операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это необходимо во время выполнения лабораторных либо курсовых работ в рамках институтского курса, ведь в настоящей жизни необходимости в этом нет. Ежели вы, естественно, не занимаетесь проф разработкой приложений. Итак, для сотворения запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать клавишу «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новеньком окне нажмите на клавишу SQL, опосля что в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» значит создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответственных значений.

  1. Кликните по кнопочке «Выполнить».
  2. Откройте сделанную таблицу.
Внимание! В конце каждого запроса должен стоять знак «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все еще проще. Опять перейдите в поле для сотворения запроса и введите последующие команды:

  • для наполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Педагоги SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Педагоги WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При большом количестве полей в таблице заполнять базу данных становится трудно. Можно случаем пропустить значение, ввести неправильное либо другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сути, а возможность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются последующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на нужный формат формы из блока «Формы».
    Совет! Рекомендуется употреблять «Разделенную форму» – не считая самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще наиболее наглядным.
  4. С помощью навигационных клавиш перебегайте к последующей записи и вносите изменения.

Все базисные функции MS Access 2007 мы уже разглядели. Остался крайний принципиальный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это особая функция MS Access, позволяющая оформить и приготовить для печати данные из базы данных. В основном это употребляется для сотворения товарных накладных, бухгалтерских отчетов и иной офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с схожей функцией, рекомендуется пользоваться интегрированным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на клавишу «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте нужный уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите пригодный стиль оформления.
    Внимание! В официальных документах допускается лишь обычный стиль оформления.
  8. Просмотрите сделанный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно незначительно подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.
Читайте также  Как обновить биос на ноутбуке днс. Перестанавливаем и обновляем биос ноутбука

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали вполне. Сейчас для вас известны все главные функции СУБД: от сотворения и наполнения таблиц до написания запросов на подборку и сотворения отчетов. Этих познаний хватит для выполнения легких лабораторных работ в рамках институтской программы либо использования в маленьких личных проектах.

Для проектирования наиболее сложных БД нужно разбираться в объектно-ориентированном программировании и учить такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить веб-сайт SQL-EX, где вы отыщите множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении новейшего материала и ежели есть какие-либо вопросцы – милости прошу в комментарии!

Создание и заполнение баз данных в Microsoft Access

Основным предназначением данной программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под маленькие проекты, так и под большой бизнес. С её помощью для вас будет комфортно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Создание новейшей базы данных

Естественно, перед началом работы для вас будет нужно сделать либо открыть уже существующую базу данных.

Откройте програмку и перейдите в основное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новейшую базу, для вас на выбор будет представлена пустая страничка, которая будет иметь в для себя одну таблицу или же веб-база данных, позволяющая для вас воспользоваться встроенными инструментами программы для, к примеру, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для наибольшего упрощения сотворения новейшей базы, юзеру на выбор предоставлены шаблоны, дозволяющие сделать базу, направленную на определенную задачку. Это, меж иным, может посодействовать для вас быстро сделать нужную форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, нужно её заполнить соответственной информацией, структуру которой стоит заблаговременно обмыслить, ведь функциональность программы дозволяет оформлять данные в пары формах:

  1. Сейчас самым комфортным и распространённым видом структуризации инфы является таблица. По своим способностям и виду, таблицы в Access не сильно различаются от таковых же в Excel, что, в свою очередь, существенно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
  2. Вторым методом внесения инфы являются формы, они кое-чем похожи на таблицы, но, обеспечивают наиболее приятное отображение данных.
  3. Для подсчёта и вывода инфы из вашей базы предусмотрены отчёты, которые дозволят для вас проанализировать и высчитать, к примеру, ваши доходы либо количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они чрезвычайно гибки и разрешают создавать любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
  4. Получение и сортировка новейших данных в програмке осуществляется средством запросов. С их помощью вы можете отыскать определённые данные посреди пары таблиц, а также сделать либо обновить данные.

Все перечисленные выше функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы сможете выбрать какой конкретно элемент желаете сделать, а потом, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новейшую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы сможете заняться её наполнением вручную или наполнить копируя нужную информацию из веба. Обратите внимания, что любая внесённая вами часть инфы обязана быть расположена в отдельной колонке, а любая запись иметь личную строчку. Кстати, колонки можно переименовать, чтоб лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся нужная для вас информация находится в иной програмке либо источнике, программа дозволяет настроить импортирование данных.

Все опции импортирования находятся в раздельно вынесенной в панель управления вкладке, которая именуется «Внешние данные». Тут, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, посреди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, веб-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав нужный формат, с которого будет перенесена информация, для вас будет нужно указать путь к месторасположению файла. Ежели же она расположена на каком-либо сервере, программа востребует от вас ввести адресок сервера. По мере импорта вы столкнётесь с разными опциями, которые предусмотрены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и связи таблиц

При разработке таблицы, программа автоматом наделяет каждую запись неповторимым ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новейших данных. Конкретно эта колонка и является первичным ключом. Кроме таковых, главных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в иной таблице.

Читайте также  Как зайти в рекавери lenovo a916. Hard Reset lenovo a916-как сбросить заводские настройки

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они именуются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы можете связать его с любым полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные связи облегчат читаемость вашей базы данных и наверное прирастят её удобство и эффективность.

Чтобы сделать связь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите клавишу «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует направить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть особые поля, предназначенные для наружных ключей. На нашем примере, ежели во 2-ой таблице вы желаете показать день недельки либо число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть схож для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы желаете связать, в специально приготовленное поле для наружного ключа. Покажется окно «Изменение связей», в котором вы увидите раздельно выделенные поля. Чтоб обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пт «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в програмке, благодаря которому юзер может редактировать либо вносить информацию в базу данных. Практически запросы делятся на 2 вида:

  1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
  2. Запросы деяния, добавляющие информацию в базу или удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс сотворения определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут существенно посодействовать для вас упорядочить данные и постоянно обращаться к определенной информации.

Например, вы сможете сделать выборный запрос по определённым характеристикам. Ежели вы желаете узреть информацию по определенной дате либо дню таблицы «День» за весь просвет времени, вы сможете настроить схожий запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём подходящую для вас таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, ежели глянуть на панель инструментов с выделенной там клавишей «Выборка». Для того чтоб программа находила конкретно ту дату либо день, который для вас нужен, найдите строчку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на символ вопросца или на двоеточие.

Это только один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новейшие таблицы, отбирать данные по аспектам и т. д.

Настройка и внедрение форм

Благодаря применению форм, юзер сумеет просто просматривать сведения по каждому полю и переключаться меж существующими записями. При долгих вводах инфы внедрение форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который покажется обычная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что ежели в приведённой таблице находятся связи, вы увидите их и можете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые дозволят поочередно открывать каждый столбец вашей таблицы или же сходу переместиться на 1-ый и крайний. Сейчас любая из их является отдельной записью, поля которой вы сможете настроить, кликнув мышью на клавишу «Добавить поля». Изменённые и внесённые таковым образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. Опосля опции форма, нужно сохранить её, нажав комбинацию кнопок «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению юзеру общей сводки по таблице. Отчёт можно сделать полностью хоть какой, в зависимости от данных.

Программа даёт для вас выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

  1. Отчёт — будет сотворен автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, но, данные не будут сгруппированы.
  2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы можете выбрать сами из нужных полей.
  3. Мастер отчётов — поможет для вас пройти процесс сотворения отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы сможете добавить, удалить либо редактировать поля, наполняя их нужной информацией, создавать особые группы, которые посодействуют отделить определённые данные от других и почти все другое.

Выше приведены все азы, которые посодействуют для вас управится и настроить под себя програмку Access, но, её функциональность довольно широка и предугадывает наиболее узкую настройку рассмотренных тут функций.

Оставьте комментарий